Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych wyzwań dla firm w nadchodzących miesiącach. Nowy harmonogram ogłoszony przez Ministerstwo Finansów obejmuje nie tylko obowiązki, ale również ułatwienia dla przedsiębiorców.

Harmonogram wdrożenia e-faktur w KSeF 2.0

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców
• od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla mikrofirm (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie)

Podstawy prawne zostały opublikowane przez Ministerstwo Finansów w nowym harmonogramie wdrożenia KSeF 2.0.

Tryb offline24 – wystawianie faktur bez internetu

W ramach systemu KSeF 2.0 wprowadzono tryb offline24, który umożliwia wystawienie faktury bez aktywnego połączenia z Internetem. Warunkiem skorzystania z trybu offline będzie wcześniejsze uzyskanie certyfikatu. Faktura wystawiona offline musi zostać przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Nowość – załączniki do e-faktur

W nowej wersji systemu możliwe będzie dołączanie plików do faktur ustrukturyzowanych. Do dokumentu faktury będzie można dodać umowy, protokoły, skany i inne dokumenty uzupełniające transakcję.

Okres przejściowy do końca 2026 roku

• Możliwość wystawiania faktur z kasy fiskalnej będzie utrzymana do końca 2026 roku
• Do końca 2026 roku nie będą stosowane kary za błędy związane z KSeF
• Numer KSeF w tytule przelewu będzie wymagany dopiero od 2027 roku

Szybszy zwrot VAT

Wprowadzono skrócony termin zwrotu VAT dla podatników stosujących e-faktury w systemie KSeF. Zamiast 60 dni, podatnik może otrzymać zwrot w ciągu 40 dni, jeśli spełnia określone warunki.

Co możesz zrobić już teraz?

• Sprawdź, czy Twój system księgowy obsługuje format FA(3)
• Przygotuj firmę do testów systemu KSeF 2.0
• Zadbaj o przeszkolenie zespołu odpowiedzialnego za fakturowanie
• Uzyskaj certyfikat do pracy w trybie offline

Wsparcie we wdrożeniu KSeF

W Workprofit pomagamy firmom przygotować się do nadchodzących zmian. Wspieramy we wdrożeniu KSeF – od testów i integracji systemów, po szkolenia i uzyskanie certyfikatów.

Telefon: 577 902 208
E-mail: biuro@workprofit.pl